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Arbeitszeugnisse richtig verfassen

Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Doch auf was müssen Arbeitgeber achten, wenn sie sich ans Notengeben machen? Und wie können sie das Arbeitszeugnis ohne großen Aufwand und trotzdem korrekt erstellen? Der Haufe Verlag bietet Arbeitgebern zu diesem Zweck eine spezielle Software an.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ergibt sich aus der Gewerbeordnung (GewO) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Wer es ganz genau wissen möchte, schaut am besten in den folgenden Paragraphen nach: § 109 der GewO und § 630 BGB. Wichtig für ein beim Arbeitszeugnis außerdem, dass der Arbeitgeber die Form wahrt: Er muss zum einen das Arbeitszeugnis schriftlich erteilen (§ 109 I GewO). Zum anderen ist die elektronische Form nicht zugelassen (§ 630 3 BGB sowie § 109 III GewO).

Typische Fehler bei der Beurteilung von Mitarbeitern vermeiden

Beim Erstellen von Arbeitszeugnissen schleichen sich schnell typische Fehler ein. Zu vermeiden sind zum Beispiel eine zu kurze Beschreibung der Tätigkeiten, eine widersprüchliche Bewertung zwischen den Einzelnoten, die Ausdrucksform im Superlativ oder das Verwenden unprofessioneller Formulierungen.

Besonders viel Arbeit müssen sich Arbeitgeber mit Arbeitszeugnissen trotzdem nicht machen. Längst gibt es Softwarelösungen, die den Chefs oder Personalern den Löwenanteil der Arbeit abnehmen und dabei helfen, dass die Arbeitzeugnisse den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Mit Programmen wie dem “Zeugnis Manager Professional” der Firma Haufe können Arbeitgeber ein korrekt formuliertes und formatiertes Arbeitszeugnis mit großer Rechtssicherheit in nur wenigen Minuten erstellen.

Verschiedene Formen des Arbeitszeugnisses

Bei der Gestaltungsform von Arbeitszeugnissen gibt es zwei Arten, die unterschiedliche Angaben zulassen. Während das einfache Zeugnis lediglich Aufschluss über den Zeitraum des Arbeitsverhältnisses sowie die Position des Arbeitnehmers in diesem Arbeitsverhältnis gibt (§ 109 I GewO) und keinerlei Bewertung der erbrachten Arbeitsleistung enthält, weist das qualifizierte Arbeitszeugnis die folgenden Inhalte auf:

Überschrift und Einleitung: Die Überschrift gibt Auskunft über den Zeugnistyp. Dieser macht sich anhand der Ausdrücke “qualifiziertes Arbeitszeugnis”, “Dienst-, Ausbildungs- und Praktikumszeugnis” oder “Zwischenzeugnis” erkennbar.

Aufgabenbeschreibung: In der Aufgabenbeschreibung werden alle wesentlichen Tätigkeiten genannt, die ein Arbeitnehmer in dem Arbeitsverhältnis ausgeübt hat. Da eine stichwortartige Aufzählung übersichtlicher wirkt, wird sie oftmals bei längeren Aufgabenbeschreibungen verwendet. Dabei ist besonders darauf zu achten, dass die Reihenfolge der Aufzählung nach Wichtigkeit der Aufgaben absteigend erfolgt.

Leistungsbeurteilung: Die Leistungsbeurteilung dient dazu zu werten, wie der Arbeitnehmer seine Aufgaben erfüllt hat. Diese werden üblicherweise nach folgenden Aspekten beurteilt:

  • Arbeitsbereitschaft
  • Arbeitsbefähigung
  • Arbeitserfolg, Ergebnisse und evtl. Lernerfolg
  • Arbeitsweise und Arbeitsstil
  • Arbeitserfolge
  • Führungsleistung, sofern Vorgesetztenfunktion
  • Abschließend wird ein Grad der Zufriedenheit angegeben, um die Gesamtleistung zusammenfassend zu beurteilen.

Beurteilung des Sozialverhaltens: Das zu bewertende Sozialverhalten gliedert sich in das interne sowie das externe Verhalten.

Internes Sozialverhalten beschreibt das Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern, wobei besonders die Kooperation mit den Vorgesetzten und Kollegen und die Teamfähigkeit analysiert werden. Aber auch die Beliebtheit, Anerkennung und Wertschätzung des Arbeitnehmers spielen hierbei eine wichtige Rolle.

Externes Sozialverhalten äußert sich in dem Verhalten zu Kunden und Geschäftspartnern. Dabei wird auf das Auftreten, das Gesprächsverhalten, die Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit, die Verhandlungsstärke sowie die Kundenzufriedenheit mit diesem Arbeitnehmer geachtet.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Das Arbeitszeugnis endet üblicherweise mit einer Angabe über die Gründe des Austritts aus dem Arbeitsverhältnis. Diese sind jedoch nur mit aufzuführen, wenn der Arbeitnehmer sein Einverständnis erteilt hat.

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