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Geschäftsreise richtig abrechnen

Dienstreise: Korrekt abrechnen, Ärger vermeidenOb Fahrt, Kost, Logis, bei der Abrechnung von Geschäftsreisen machen Arbeitnehmer oft Fehler. Dabei stolpern Arbeitnehmer immer wieder über die gleichen Missverständnisse. Markus Engels, Fachanwalt für Arbeitsrecht in der Kanzlei Reitz, räumt mit den fünf häufigsten Rechtsirrtümern auf und verrät, wie man es richtig macht. Rechtsanwalt Engels ist Partneranwalt der Roland Rechtschutzversicherung.

Irrtum 1: Vorteile aus privatem Bonusprogramm bleiben privat

Falsch! Nutzt der Arbeitnehmer für die Geschäftsreise ein privates Bonusprogramm wie Miles & More muss er alle Vorteile an den Arbeitgeber weitergeben. Denn der Arbeitgeber hat die Reise bezahlt. Also kann er verlangen, dass der Arbeitnehmer die erworbenen Bonusmeilen auch für Geschäftsreisen einsetzt. Nimmt der Arbeitnehmer privat und dienstlich am Bonusprogramm teil, kann der Arbeitgeber ihm die Mitgliedschaft erstatten. Zwingen kann man ihn dazu aber nicht. Rechtsanwalt Markus Engels rät: “Wer Flugmeilen sammeln oder eine Bahncard für sich verwenden und die Kosten in Teilen auf den Arbeitgeber übertragen will, muss dies vorab mit ihm absprechen.”

Irrtum 2: Private Termine vor und nach der Dienstreise sind möglich

Nicht unbedingt! Reist der Arbeitnehmer bereits vor dem Geschäftstermin an oder folgen der Dienstreise private Termine, übernimmt der Arbeitgeber die anfallenden Kosten nicht. Sind die Kosten jedoch die gleichen wie bei der regulären Dienstreise, dürften die privaten Termine außerhalb der Arbeitszeit kein Problem sein. “Allerdings entscheidet der Arbeitgeber darüber, ob der Mitarbeiter An- und Abreise an eigene Termine anpassen darf”, erklärt Engels als Partneranwalt der Roland Rechtschutzversicherung. “Das ist vor der Reise abzuklären. Für alle Mehrkosten durch private Termine muss der Arbeitnehmer in jedem Fall selbst aufkommen.” Private Besuche in Theater, Oper oder Kino während der Dienstreise werden nicht übernommen.

Irrtum 3: Der Arbeitgeber bestimmt, wo ich übernachte und esse

Das stimmt nicht ganz: Zwar müssen sich Arbeitnehmer zwingend an die Reiserichtlinien ihres Arbeitgebers halten. Insbesondere mit Blick auf die Kosten. Solange die Preise verhältnismäßig sind, darf der Arbeitnehmer das Hotel oder Restaurant aber selbst aussuchen. “Die Übernachtung im Luxushotel kann das Unternehmen selbstverständlich ablehnen”, sagt Rechtsanwalt Engels. Das gilt auch für die Wahl des Restaurants: Sowohl für die private Mahlzeit als auch beim Essen mit Geschäftspartnern sollte der Arbeitnehmer die Verhältnismäßigkeit im Auge behalten. Dazu Rechtsanwalt Engels: “Wer ein Geschäftsessen hat, stimmt sich für die Restaurantwahl am besten mit dem Arbeitgeber ab. Maßgeblich ist häufig auch die Wichtigkeit des Termins und der Rang der Geschäftspartner.”

Irrtum 4: Der Dienstwagen darf nur dienstlich genutzt werden

Das gilt nicht zwingend. In der Regel vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass letzterer den Dienstwagen auch privat fahren darf. Liegt keine solche Vereinbarung vor, darf der Arbeitnehmer das Auto ausschließlich auf Dienstfahrten nutzen. Wer privat und dienstlich mit dem eigenen Wagen unterwegs ist, sollte darauf achten, dass er die Kosten korrekt abrechnet: “Ohne Absprache mit dem Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer lediglich verlangen, dass ihm die tatsächlich angefallenen Benzinkosten erstattet werden. Als Kostennachweis muss er die entsprechenden Tankquittungen vorlegen”, erklärt Rechtsanwalt Engels. Die steuerlich anerkannte Kilometerpauschale, die alle Kosten der Kfz-Nutzung abdeckt, kann der Arbeitnehmer nur verlangen, wenn er das mit dem Arbeitgeber ausdrücklich vereinbart hat.

Irrtum 5: Privatgespräche mit dem Firmenhandy sind verboten

Das hängt ganz davon ab, was der Arbeitnehmer mit seinem Arbeitgeber besprochen hat. Auch beim Firmenhandy vereinbaren Unternehmen und Mitarbeiter, ob das Diensthandy privat genutzt werden darf. Wurde nichts vereinbart, sind Privatgespräche nicht erlaubt. Andererseits gilt: Wer ohne Firmenhandy dienstlich unterwegs ist, braucht sein privates Handy nicht für berufliche Zwecke einzusetzen. Rechtsanwalt Engels: „Schickt der Arbeitgeber einen Mitarbeiter auf Dienstreise und verlangt, dass dieser erreichbar ist, muss er ein Firmenhandy stellen.“

Bei entsprechender Vereinbarung übernimmt der Arbeitgeber alle verhältnismäßigen Kosten einer Dienstreise mit Bezug zur Arbeit. Dazu gehören Fahrtkosten sowie solche für Unterkunft und Verpflegungsmehraufwand. Das ist der steuerrechtlich anerkannte Betrag, der dafür gezahlt wird, dass der Mitarbeiter sich auswärts und nicht zu Hause verpflegen kann. Kauft der Mitarbeiter Arbeitsmaterial oder bewirtet er Geschäftskunden, kommt der Arbeitgeber auch hierfür auf, wenn er eine entsprechende Anweisung gegeben hat. Der Tipp vom Partneranwalt der Roland Rechtschutzversicherung: “Wer auf Dienstreise ist, sollte darauf achten, dass er alle Belege inklusive Ausweis der Mehrwertsteuer sammelt. Denn: Ausgaben können nur erstattet werden, wenn sie durch entsprechende Quittungen belegt sind.”

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