Belege für Geschäftsessen sind für Betriebsprüfer ein gefundenes Fressen. Mit digitalen Prüfprogrammen stoßen sie bei Betriebsprüfungen schnell auf Unstimmigkeiten. Einmal auf der heißen Spur, legen Betriebsprüfer richtig los. Beleg für Beleg nehmen sie die Bewirtungskosten auseinander und machen aus Geschäftsessen ein teures Privatvergnügen. Der beste Schutz vor Steuernachzahlungen sind: stimmige Bewirtungsbelege!
Der Fiskus sponsert Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass
Unternehmen können 70 Prozent der Kosten für Geschäftsessen als Betriebsausgabe geltendmachen. Das Trinkgeld und die Garderobengebühr zählen mit. Soweit die gute Nachricht. Die schlechte Nachricht ist, dass Geschäftsessen schnell im Verdacht stehen, in Wahrheit privat veranlasst zu sein. „Schummeleien kommen schnell ans Licht“, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Dabei verlassen sich die Betriebsprüfer nicht nur auf ihre Spürnasen. Vielmehr setzen sie bei der Suche nach Unstimmigkeiten auf digitale Prüfmethoden.
Betriebsprüfer suchen bei Bewirtungskosten gezielt nach Kriterien, die gegen einen geschäftlichen Anlass sprechen. „Ein beliebter Schwerpunkt ist der Tag der Bewirtung“, sagt BVBC-Präsidentin Bärbel Ettig. „Fällt die Bewirtung auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird der betriebliche Anlass schnell angezweifelt.“ Auch die Angaben auf dem Bewirtungsbeleg nehmen die Beamten genau unter die Lupe. Zweifel am betrieblichen Anlass habden die Prüfer zum Beispiel, wenn zwei bewirtete Personen nur ein Getränk und ein Essen geordert haben. Auch eine überhöhte Anzahl von Speisen oder ein Kinderessen machen Betriebsprüfer misstrauisch.
Bei Bewirtungsbelegen geben sich Finanzbeamte pingelig
Grundsätzlich sollten Unternehmen und ihre Mitarbieter bei den Bewirtungskosten alle steuerlichen Vorschriften genau einhalten. Ein Bewirtungsbeleg ist nur dann steuerlich ordnungsgemäß, wenn er alle Pflichtangaben enthält. Bei fehlenden Angaben streichen die Finanzbehörden den kompletten Kostenabzug und suchen verstärkt nach ähnlichen Fällen. Neben Ort und Datum der Bewirtung müssen auf dem Beleg alle bewirteten Personen und der konkrete Anlass der Bewirtung genannt sein. Allgemeine Formulierungen wie „Kooperationsgespräch“ oder „Arbeitsessen“ reichen nicht aus. Obendrein muss der Steuerpflichtige die Richtigkeit aller Angaben mit seiner Unterschrift bestätigen.
Die Bewirtung kann sowohl im Restaurant als auch in den eigenen Geschäftsräumen erfolgen. Bei einer Gaststättenbewirtung muss der Steuerzahler einen maschinell erstellten Restaurantbon oder eine Rechnung vorlegen. „Dabei ist zu beachten, dass ab 150 Euro brutto auch das einladende Unternehmen als Leistungsempfänger auf der Rechnung aufzuführen ist“, erklärt BVBC-Expertin Ettig. Für Bewirtungen im Unternehmen lassen sich Eigenbelege nach dem gleichen Prinzip erstellen.
Wichtig ist auch eine zügige Abrechnung und Verbuchung der Bewirtungskosten. Werden Bewirtungskosten erst viele Monate später verbucht, verletzen Unternehmen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Tipp des BVBC: Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter anhalten, Bewirtungsabrechnungen monatlich einzureichen. So kann die Buchhaltung alle Belege zeitnah auf ihre Richtigkeit prüfen. Fehlende oder lückenhafte Belege lassen sich dann unter Umständen nachbessern.
