Beim Weihnachtsgeschenk für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten schauen Finanzämter kritischer hin als früher. Die Kanzlei WWS erklärt Unternehmen, welche Freigrenzen sie bei betrieblichen Geschenken beachten sollten und wie sie Geschenke richtig versteuern.

Geschenke an Geschäftspartner lassen sich bis zu einem Wert von 35 Euro als Betriebsausgaben oder Werbungskosten ansetzen. Sind es mehr als 10 Euro, muss das schenkende Unternehmen über die Empfänger genau Buch führen “Geschenke sind generell auf einem eigenen Konto zu verbuchen. Aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg müssen sich die Art des Geschenks und der Name des Empfängers ergeben”, sagt Steuerberater Klaus Meyer-Gehlen von der Kanzlei WWS in Mönchengladbach. “Werden nicht alle Anforderungen penibel eingehalten, wird der Betriebsausgabenabzug insgesamt gestrichen. Es drohen erhebliche Steuernachzahlungen, gerade wenn sich die Betriebsprüfung über mehrere Jahre erstreckt.”

Für Geschenke mit einem Wert über 10 Euro gilt prinzipiell, dass der Beschenkte sie versteuern muss. Es sei denn, das schenkende Unternehmen versteuert das Geschenk selbst pauschal mit 30 Prozent und informiert  den Beschenkten schriftlich. “Andernfalls erhält der Beschenkte unter Umständen eine Kontrollmitteilung vom Finanzamt, um die ordnungsgemäße Versteuerung des Geschenks zu prüfen”, warnt Steuerberater Meyer-Gehlen.

Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter sind als Betriebsausgaben abziehbar. Übersteigt ihr Wert 44 Euro – das ist die monatliche Freigrenze für Sachzuwendungen – führen die Geschenke zu sozialabgabenpflichtigen und steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Aufgepasst bei Weihnachtsfeiern: Geschenke bei Betriebsveranstaltungen dürfen zusammen mit den übrigen Kosten der Feier die Grenze von 110 Euro je Arbeitnehmer nicht übersteigen. Für die Berechnung ist nicht die tatsächliche, sondern die geplante Zahl der Teilnehmer maßgeblich. Laut Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf bleiben kurzfristige Absagen ohne steuerliche Auswirkungen (Aktenzeichen: 11 K 908/10 L).

Für Unternehmen lohnt sich eine genaue Rechnung. Sollten die bei der Weihnachtsfeier überreichten Geschenke den Wert von 40 Euro übersteigen, kann der Arbeitgeber den übersteigenden Teil mit 25 Prozent pauschal versteuern. Die Voraussetzung: Die Geschenke müssen in engem Zusammenhang mit dem Veranstaltungsprogramm stehen. Nutzt der Arbeitgeber die Weihnachtsfeier etwa als Gelegenheit, um einen Jahresbonus in Form von Krügerrand-Goldmünzen im Wert von circa 800 Euro pro Stück auszuzahlen, ist eine Pauschalierung der Lohnsteuer nicht möglich.

Auch Eintrittskarten für Veranstaltungen wertet der Fiskus als Geschenke und nimmt sie besonders kritisch unter die Lupe. Gehört zur Eintrittkarte ein Bewirtungsteil, wenden Finanzämter zur Vereinfachung pauschale Aufteilungsquoten an. Rat des WWS-Experten: Trotz aller Hürden müssen Unternehmen nicht auf Weihnachtsgeschenke verzichten. Wer aber Geschenke mit Erlebnischarakter plant, sollte die steuerlichen Konsequenzen vorab mit einem Steuerberater klären. Im Zuge des Jahresabschlusses sollten die Verantwortlichen in der Buchhaltung noch einmal alle Belege auf Vollständigkeit prüfen.

Die Beschenkten sollten im Zweifelsfall auf Nummer sicher gehen. Bei kostspieligen Geschenken ist es ratsam, beim Schenker nachzufragen, ob die steuerlichen Konsequenzen beachtet wurden.