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Abrechnung von Reisekosten wird neu geregelt

Am 1. Januar 2014 treten neue Bestimmungen für Reisekosten in Kraft. Die Abrechnung wird einfacher. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) erklärt, was sich bei der Abrechnung von Reisekosten und Verpflegungspauschalen ändert.

Der steuerliche Bezugspunkt für Dienstreisen heißt in Zukunft “Erste Tätigkeitsstätte”

Grundsätzlich gilt: Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Angestellter aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seines Arbeitsplatzes tätig ist. Bleibt die Frage nach dem richtigen steuerlichen Bezugspunkt. Hier wir die bisher gültige und unscharfe Formulierung „regelmäßige Arbeitsstätte“ künftig durch den gesetzlich normierten Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt.

Als “erste Tätigkeitsstätte” gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Dies kann im Gegensatz zur bisherigen Regelung auch die Betriebsstätte eines Kunden sein. Selbst Bildungseinrichtungen können zur “ersten Tätigkeitsstätte” werden, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Fortbildung oder ein Studium in Vollzeit ermöglichen.

Arbeitgeber können erste Tätigkeitsstätte im Arbeitsvertrag steueroptimal festlegen

Welcher Ort die erste Tätigkeitsstätte ist, bestimmt in erster Linie der Arbeitgeber über die arbeits- und dienstvertraglichen Regelungen. „Unternehmen sollten dringend ihre Arbeits- und Dienstverträge prüfen und an die Neuerungen anpassen“, sagt Christel Fries vom BVBC. „Klare Regelungen vermeiden Unstimmigkeiten mit den Finanzbehörden und den eigenen Mitarbeitern.“ Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben und muss der Einrichtung dauerhaft zugeordnet sein.

Arbeitgeber sollten die erste Tätigkeitsstätte mit Bedacht wählen und die steuerlichen Folgen im Blick behalten. Denn Fahrten vom Wohnsitz zur ersten Tätigkeitsstätte sind keine Dienstreisen. Die Folge: das Finanzamt erkennt nur die Entfernungspauschale in der persönlichen Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers an. Für Dienstreisen hingegen können Steuerzahler die tatsächlich gefahrenen Kilometer sowie den Verpflegungsmehraufwand abrechnen.

Wird die erste Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber nicht ausdrücklich definiert, gelten quantitative Kriterien. Dann gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder zwei volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens 1/3 seiner wöchentlichen Arbeitszeit aufsucht.

Falls die erste Tätigkeitsstätte nicht eindeutig zugeordnet werden kann, greift das so genannte Meistbegünstigungsprinzip. Dann wird die betriebliche Einrichtung, welche der Wohnung am nächsten liegt, automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte. Das wird viele Mitarbeiter ärgern. Denn sie können für eine kürzere Entfernung auch nur noch geringere Fahrtkosten über die Pendlerpauschale absetzen.

BVBC-Expertin Fries empiehlt den Unternehmen, „gerade für Arbeitnehmer mit wechselnden Tätigkeitsstätten oder mit häufiger Fahrtätigkeit eindeutige schriftliche Regelungen” zu treffen.  So können sie oft höhere Kosten beim Finanzamt geltend machen. Beispiel: Fährt ein Monteur vom Betrieb zu den Baustellen, kann er nur die niedrigen Entfernungspauschalen ansetzen. Fährt er hingegen von der Wohnung direkt zu den Baustellen, lassen sich  die Fahrtkosten nach den tatsächlichen Kilometern abrechnen.

Für Dienstwagenfahrer sind die Neuregelungen ebenfalls vorteilhaft: Sie müssen künftig nur noch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte als geldwerten Vorteil versteuern. Alle weiteren Geschäftsfahrten – etwa zu anderen Filialen des Unternehmens – bleiben steuerfrei.

Einsatz von Mitarbeitern bei Kudnen schriftlich festhalten

Den Einsatz von Arbeitnehmern bei Kunden sollten die Steuerzahler grundsätzlich schriftlich festhalten. Bei einer Befristung von bis zu 48 Monaten liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Dann lassen sich alle anfallenden Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen (für die ersten drei Monate) und gegebenenfalls auch Unterkunftskosten bei der Steuer geltend machen. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Von Januar 2014 an gelten neue Verpflegungspauschalen

Das neue Reisekostenrecht enthält auch Änderungen bei den Verpflegungspauschalen. Statt der bisherigen dreistufigen Staffelung mit 6, 12 oder 24 Euro gibt es vom 1. Januar 2014 an nur noch eine zweistufige Staffelung mit 12 oder 24 Euro. Die 12 Euro kommen bei acht Stunden Abwesenheit als Verpflegungspauschale zum Ansatz. Für ganztägige Reisen gilt weiterhin eine Verpflegungspauschale von 24 Euro. Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung wird für den An- und Abreisetag je eine Pauschale von 12 Euro gewährt, unabhängig davon, wann der Reisende losfährt oder ankommt.

Geändert wird auch die steuerliche Behandlung von Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt erhält.

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