Unternehmen sollten bei elektronischen Rechnungen auf der Hut sein. Der Grund: Das Finanzamt akzeptiert längst nicht jede digital verschickte Rechnung. Damit stehet der Vorsteuerabzug der bezalhten Umsatzsteuer auf dem Spiel. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) erklärt, auf was Unternehmen bei einer digitalen Rechnung achten müssen.
Der digitale Versand von Rechnungen kommt in Mode. Rund fünf Prozent der Rechnungen finden den Weg in das elektronische Postfach. Das Problem: Der digitale Rechnungsversand genpgt oft nicht den Anforderungen der Finanzämter. Die Fogen sind gravierend: Passt dem Finanzamt die elektronische Rechung nicht, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Das soll sich in Zukunft zwar ändern. Denn die EU-Kommission möchte elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleichstellen (EU-Richtlinie 2006/112/EC). Gleichzeitig soll die Pflicht zur elektronischen Signatur entfallen. Allerdings lässt die Umsetzung in deutsches Recht noch auf sich warten. Diese kann bis Ende 2012 erfolgen. Bis dahin sollten Unternehmen bei elektronischen Rechnungen auf der Hut sein.
Digitale Dokumente stehen beim Finanzamt unter Manipulationsverdacht. Denn sie lassen sich leicht manipulieren. Deshalb gelten für elektronische Rechnungen strengere Regeln als für Rechnungen per Post. Um das Finanzamt zu überzeugen, muss der Recghnungsempfänger die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung belegen. Eingehende Rechnungen müssen mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat versehen sein. Dieses ist vom Rechnungsempfänger mittels Prüfprogramm zu kontrollieren und zu dokumentieren. Außerdem sind der Eingang der Rechnung, die Archivierung und etwaige Konvertierungen zu protokollieren. „Eine ausgedruckte elektronische Rechnung ohne Signatur stellt nie ein Originaldokument dar. Trotzdem wird das gerade in jungen Unternehmen häufig praktiziert“, sagt Peter Schmidt, Vorsitzender des BVBC-Landesverbandes Bayern. „Die Finanzbehörden fordern weiterhin, dass digitale Rechnungen zertifiziert empfangen und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden.“
Viele mittelständische Unternehmen sind noch nicht auf Versand und Empfang von zertifizierten elektronischen Rechnungen vorbereitet. Sie verfügen nicht über die nötigen Systeme, um eine ordnungsgemäße Dokumentation gegenüber dem Fiskus zu gewährleisten. Auch kleine und mittelgroße Unternehmen sollten den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) prüfen. Wer über kein DMS verfügt, sollte sicherheitshalber auf die postalische Zustellung von Rechnungen bestehen, rät der BVBC. Denn bei Kontrollen durch das Finanzamt werden nicht ordnungsgemäß ausgestellte und archivierte Rechnungen schnell erkannt. Oft ist bis dahin aber so viel Zeit vergangen, dass eine Berichtigung durch Anforderung eines Originals nur schwer oder überhaupt nicht mehr möglich ist. Kann der Unternehmer keine Originalrechnung in Papierform nachreichen, muss er die Umsatzsteuer plus Zinsen auf einen Schlag zurückzahlen.
