Ob Unternehmen oder Privatperson – im Laufe der Zeit stapeln sich Rechnungen, Jahresabschlüsse oder Verträge zu wahren Papierbergen. Doch wer Dokumente zu früh ausmistet, muss mit Nachteilen rechnen. Die Wirtschaftskanzlei WWS aus Mönchengladbach erklärt, welche Fristen Unternehmen und Privatpersonen bei der Ablage von Jahresabschlüssen, Rechnungen, Veträgen und anderen Dokumenten beachten müssen.
Unternehmen müssen geschäftliche Unterlagen über einen Zeitraum von sechs oder zehn Jahren aufbewahren. Die Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsunterlagen erstellt oder empfangen wurden. In diesem Jahr (2012) können Unternehmen zum Beispiel die Jahresabschlüsse für 2000 oder früher entsorgen. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach Ende der Vertragsdauer. „Beginn und Dauer der Aufbewahrungsfrist werden nciht immer korrekt bestimmt“, sagt Rechtsanwalt und Steuerberater Thomas Heidberg von der Kanzlei WWS. Die Folge: „Unterlagen landen zu früh im Reißwolf.“ Um auf Der rat des WWS-Experten: Unternehmer sollten auf Nummer Sicher gehen und alle Geschäftsdokumente zehn Jahre lang aufbewahren.
Doch Vorsicht: In bestimmten Fällen müsen Unternehmen die Unterlagen sogar über die Aufbewahrungsfristen hinaus udn auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Dies gilt etwa bei einer laufenden Außenprüfung, einem Einspruchsverfahren oder wenn die Steuerfestsetzung noch vorläufig ist. Außerdem ist es von Vorteil, Kontoauszüge länger zu archivieren. Sie dienen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als sicherer Nachweis, etwa wenn die Gesellschafter einer GmbH die Einzahlung oder Erhöhung des Stammkapitals gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.
Auch Privatpersonen sollten Belege nicht leichtfertig entsorgen. Aufbewahrungspflichten gibt es in der Privatzone zwar so gut wie nicht. Nur die Rechnungen für Arbeiten an Haus und Wohnung sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Doch: „Viele Ansprüche sind nicht durchsetzbar, wenn die Belege fehlen“, gibt Rechtsanwalt Heidberg zu bedenken. Heidberg rät Privatpersonen, Kaufquittungen für die Dauer der Gewährleistungsfrist aufzubewahren. So können sie im Fall des Ausfalls ihre Ansprüche gegenüber dem Verkäufer oder Hersteller besser durchsetzen. Rechnungen für größere private Anschaffungen sollte man schon deshalb länger aufbewahren, weil man damit gegenüber der Hausratversicherung den Wert des eigenen Hausstandes nachweisen kann.
Einige Unterlagen sollten Privatpersonen sogar bis zum Rentenalter aufbewahren, um bei der Rentenkasse einen lückenlosen Lebenslauf zu belegen. Zu diesen Dokumenten gehören: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise oder Zeugnisse. Wer die lange Aufbewahrung vermeiden möchte, kann beim Rentenversicherungsträger ein Kontenklärungsverfahren durchführen lassen. Der Rentenversicherungsträger stellt nach erfolgter Kontenklärung die im Versicherungsverlauf wiedergegebenen Zeiten, die länger als sechs Jahre zurückliegen, mit einem Bescheid verbindlich fest.
Rechtsanwalt und Steuerberater Thomas Heidberg von der kanzlei WWS empfiehlt sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen eine systematische Ablage von Dokumenten. Wer seine Unterlagen sinnvoll gliedert und nach Jahren ordnet, beugt der vorschnelen Entsorguzng vor und findet die nötigen Unterlagen bei Bedarf schneller.
