Ob Sprachkurs im Ausland oder Fachkongress mit Kulturprogramm, bei Fortbildungen mit Urlaubsbespaßung schaut das Finanzamt ganz genau hin: Welcher Anteil beruflich motiviert ist und was privat. Wer nicht sauber trennt, riskiert Steuervorteile. Was bei Planung und Durchführung bzu beachten ist.
Auch gemischt veranlasste Fortbildungen lassen sich anteilig steuerlich geltend machen. Das hat der Bundesfinanzhof in einem Grundsatzurteil entschieden (Aktenzeichen: GrS 1/06). Die Folge sind Gestaltungsoptionen, um bei Fortbildungen berufliche und private Interessen zu kombinieren. Wer sich nicht an die Vorgaben hält, bekommt leicht Probleme mit dem Finanzamt. „Die Finanzbehörden nehmen gemischt veranlasste Fortbildungen besonders genau unter die Lupe“, sagt Steuerberater Klaus Meyer-Gehlen von der Kanzlei WWS in Mönchengladbach. „Steuerzahler sollten die Freiräume nicht übermäßig ausreizen.“
Das Finanzamt knüpft die Steuervorteile bei Fortbildungen an enge Bedingungen. Beruflich und privat veranlasste Zeitanteile müssen eindeutig voneinander zu trennen sein. Zudem fordert das Finanzamt, dass die Fortbildung überwiegend berufliche Gründe hat. Beim Anschein von vordergründig privatem Interesse lehnt das Finanzamt ab. Als Folge kann der Arbeitgeber die Kosten für die Fortbildung seiner Mitarbeiter nicht als Werbungskosten oder Betriebsausgabe absetzen. Auch der Vorsteuerabzug geht verloren. Obendrein bittet das Finanzamt die Arbeitnehmer zur Kasse, die sich auf Rechnung des Unternehmens fortbilden möchten. Denn das Finanzamt sieht in den Kosten für eine Fortbildung mit Spaßcharakter möglicherweise lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn.
„Bei Planung und Durchführung von gemischt veranlassten Fortbildungen ist eine sorgfältige Dokumentation Pflicht“, sagt Steuerberater Meyer-Gehlen. Das beginnt schon bei der Auswahl der Fortbildung. Die Inhalte müssen fachlich zur Tätigkeit oder Berufsentwicklung des gefährderten Arbeitnehmers passen. Die Kanzlei WWS rät außerdem, für das Finanzamt nicht nur die Belege der Fortbildung aufzubewahren, sondern auch noch Tagungsprogramme, Teilnehmerlisten und Ergebnisprotokolle. So lassen sich kritische Nachfragen der Finanzbeamten leichter entkräften. Außerdem sollten Firmen für ihre Fortbildungen oder Kongresse möglichst kein beliebtes Tourismusziel als Tagungsort aussuchen. Das gleiche gilt für das Angebot an die Teilnehmer, ihre Ehegatten mitzunehmen. Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine Vorabstimmung mit fachlichen Beratern, um die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten nicht zu gefährden.
