Ob Sommerfest oder Firmenjubiläum, die Kosten einer Betriebsveranstaltung sind steuerlich abzugsfähig. Die Voraussetzung: Das Unternehmen muss die steuerlichen Spielregeln genau einhalten. Anderenfalls drohen Nachzahlungen. Die Steuerberatungsgesellschaft WWS erklärt, auf was Unternehmen achten müssen.
Seitdem die Finanzverwaltung ihren Umsatzsteuer-Anwendungserlass geändert hat, geraten Unternehmen bei Betriebsfeiern in die Umsatzsteuerfalle. Es kommt vor allem auf eine penible Einhaltung des Kostenrahmens an. „Wird die Freigrenze von 110 Euro inklusive Mehrwertsteuer pro Mitarbeiter überschritten, streicht der Fiskus den Vorsteuerabzug für sämtliche Veranstaltungskosten“, sagt Torsten Lambertz, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater von WWS in Mönchengladbach. „Gleichzeitig ist aber keine umsatzsteuerpflichtige Entnahmebesteuerung mehr vorzunehmen.“ Die Finanzämter unterstellen bei Verletzung der kritischen Freigrenze einen überwiegend privaten Charakter der Feier. Obendrein werden alle Veranstaltungskosten lohnsteuer- und beitragspflichtig.
Kostenfreigrenze bezeiht sich auf teilnehmende Mitarbeiter
Bei Sommerfesten ist erhöhte Vorsicht geboten. Denn sie finden meist in einem lockeren Rahmen statt, oft werden auch Angehörige der Arbeitnehmer eingeladen. Hier lauert eine zusätzliche Falle: Die Freigrenze gilt nicht pro Teilnehmer, sondern pro teilnehmenden Mitarbeiter. „Der auf betriebsfremde Personen entfallende Anteil an den Gesamtkosten ist dem zugehörigen Arbeitnehmer zuzurechnen“, sagt Steuerberater Lambertz. Schnell wird die Freigrenze überschritten, ohne dass sich Chef und Mitarbeiter darüber im Klaren sind.
Teilnehmer der Veranstaltung genau dokumentieren
Tipp der Kanzlei WWS: Unternehmen sollten genau dokumentieren, wer allein oder in Begleitung an der Betriebsfeier teilgenommen hat. Diese Dokumentation ist erforderlich, um die Kosten pro Gast bestimmen zu können. Denn die Gesamtkosten sind nur auf die teilnehmenden und nicht auf alle eingeladenen Gäste umzulegen. Wird die kritische Grenze von 110 Euro auch nur um einen Euro überschritten, behandelt der Fiskus die Aufwendungen als Arbeitslohn. Mitarbeiter müssen auf die gesamten Kosten Lohnsteuer und Sozialabgaben entrichten. Abhilfe kann eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers schaffen, der den übersteigenden Betrag ausgleicht. Oder die Firma nutzt die Möglichkeit zur Pauschalversteuerung und führt zusätzlich zu den Ausgaben 25 Prozent pauschale Lohnsteuer zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag an das Finanzamt ab.
Steuerrisiken vor der Veranstaltung prüfen
Problematisch können auch diese Sachverhalte sein: Das Unternehmen verknüpft Veranstaltungen mit unterschiedlichen Anlässen, lädt nur einen begrenzten Mitarbeiterkreis ein oder verteilt Geschenke im Wert von mehr als 40 Euro. Wer Konflikte mit dem Finanzamt und Nachzahlungen vermeiden möchte, klärt die steuerlichen Fragen am besten vor der Veranstaltung. Steuerberater Lambertz von WWS rät: „Durch eine geschickte Planung, Organisation und Dokumentation von Sommerfesten wird der Fiskus nicht zur Spaßbremse.“
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